Найдите в вебе примеры писем официально-делового стиля . Скопируйте одно из

Почетаемые коллеги!

С целью принятия мер по обеспечению свойства и надежности   устройства КИП-12 в критериях эксплуатации, выпускаемого Институтом Оптика с 1992 года, обращаемся к для вас со последующей просьбой:  рассмотреть  возможность о предоставлении  Институту Оптика информацию о параметрах работы устройства в реальных критериях эксплуатации (подробности во вложении) .  Присланные вами данные позволят  институту  собрать нужную для аналитики информацию, провести  мониторинг и  будут способствовать более оперативному решению  вопросов повышения свойства и надежности работы  устройства КИП-12.

Просьба  сказать в ответном письме  о вашем решении по поводу   оказания  нам содействия.  В случае необходимости дополнительной инфы, требующейся  для вас для принятия решения, просьба также сказать о ней в ответном письме.

С почтением,

Коллектив Технического  бюро

Институт Оптика